Para muchas empresas, la idea de mejorar los procesos y ser más eficientes es un objetivo sumamente atractivo. Si bien la mayoría de los profesionales estarían de acuerdo en que la mejora de procesos debería ser una prioridad para su negocio, existen algunos conceptos erróneos comunes en torno al concepto de mejora de procesos de negocio, también conocido como BPI, y cómo implementarlo.
Veamos que es la mejora de procesos de negocio, cómo puede impactar positivamente en un establecimiento hotelero y los posibles conflictos que se pueden generar.
¿Qué es la mejora de procesos de negocio?
La mejora de los procesos de negocio es una estrategia muy poderosa para optimizar las operaciones y aumentar la eficiencia organizacional. Implica analizar los procesos existentes para identificar las debilidades, simplificar los procedimientos, introducir sistemas en toda la organización que apoyen la colaboración y utilizar la tecnología para mejorar los resultados. Hacer de la mejora de procesos una prioridad puede ayudar a su establecimiento o su grupo hotelero a crear un crecimiento saludable y sostenible a lo largo del tiempo y aumentar las ganancias.
La mejora de los procesos de negocio permite a las empresas maximizar sus recursos y aumentar las ganancias con el tiempo, una prioridad para muchos empresarios y profesionales.
Algunos conceptos erróneos sobre BPI
La mejora de los procesos de negocio es un tema candente entre los propietarios de empresas del sector hotelero y algunos de sus directivos, pero desafortunadamente, todavía hay mucha información errónea sobre ello. Esto puede ser confuso para cualquiera que intente iniciar o desarrollar sus propias iniciativas de mejora, ya que los conceptos erróneos pueden dificultar saber por dónde empezar. Exploremos algunos de los conceptos erróneos más comunes sobre la mejora de los procesos de negocio.
1. La mejora de procesos es solo para grandes hoteles y cadenas hoteleras
Una creencia común es que la mejora de los procesos comerciales es solo para grandes empresas que ya han escalado significativamente. Sin embargo, la verdad es que cualquier establecimiento, independientemente de la tipología y la categoría, puede utilizar BPI para mejorar la eficiencia y la eficacia. De hecho, muchos pequeños establecimientos pueden beneficiarse significativamente del BPI.
La mejora de procesos es vital para que cualquier establecimiento agilicen las operaciones y reduzcan sus costes.
2. La eficiencia es el único objetivo de la mejora de procesos
Si bien la eficiencia es, sin duda, un resultado deseado de la mejora de procesos, no es el único objetivo. La mejora de los procesos de negocio también puede ayudar a las empresas ofrecer servicios de mayor calidad, al mismo tiempo que reduce los costos generales y elimina el desperdicio así como los procesos redundantes. Además, priorizar la mejora de procesos puede ayudar a su establecimiento a aumentar la satisfacción del cliente al brindarle una mejor comprensión de cómo atender mejor a sus huéspedes.
3. La mejora de procesos es estrictamente para el sector industrial
Otro mito común sobre la mejora de procesos es que solo se aplica a las empresas de fabricación. Si bien BPI se desarrolló inicialmente para organizaciones de fabricación, cualquier empresa puede utilizarlo para mejorar los procesos. Específicamente, hoy en día cualquier empresa de servicios se benefician enormemente de BPI, ya que les ayuda a mejorar el servicio al cliente y aumentar su eficiencia.
4. La mejora de procesos solo funciona para empresas con problemas
Muchos directivos y profesionales creen erróneamente que la mejora de procesos es solo para empresas con problemas ya existentes. Por el contrario, BPI puede ser utilizado por cualquier organización, independientemente de si están sufriendo algún un problema. Muchas empresas utilizan la mejora de procesos como medida preventiva para evitar problemas en el futuro y mantener una ventaja competitiva.
5. Las empresas deben rediseñar completamente sus procesos para ver mejoras
Si bien algunas empresas requieren cambios masivos, a menudo unos pocos cambios pequeños pueden marcar una gran diferencia en la eficiencia y la mejora de los resultados. Por ejemplo, una empresa podría implementar un nuevo sistema de software que automatice parte de su proceso, o simplemente podría cambiar la forma en que capacita a sus empleados en los nuevos procedimientos. Ambos ajustes menores pueden conducir a una mayor eficiencia.
6. Las empresas deben invertir en tecnología para mejorar sus procesos
Si bien la tecnología ciertamente puede ayudar a mejorar los procesos, no siempre es necesario (o rentable) invertir en la última y mejor tecnología. Por ejemplo, los Cuadros de Mando Integrales son una forma simple pero poderosa de encontrar y corregir problemas, determinar si un proceso es estable y predecir el rango de resultados de un proceso. A veces, las soluciones simples, como desarrollar esquemas simples junto con su equipo, pueden ser beneficiosas para identificar áreas de mejora.
7. Las empresas deben contratar consultores para mejorar sus procesos
Sin duda, contratar a un consultor puede ser útil, pero no siempre es necesario. Hay muchos recursos disponibles que pueden ayudar a las empresas a mejorar sus procesos por sí mismas. Además, alentar a sus empleados a participar en la educación continua sobre la mejora de procesos puede beneficiar sus carreras y a su establecimiento.
8. La mejora de los procesos es cosa de una sola vez
Las empresas hoteleras deben ver la mejora de procesos como un viaje continuo en lugar de un evento único. Los procesos, al igual que las circunstancias y las casuísticas, cambian y evolucionan constantemente, por lo que es esencial revisarlos y actualizarlos periódicamente.
Se estima que 1 de cada 10 esfuerzos de mejora continua de procesos ahorrará dinero, mientras que 1 de cada 4 mejoras ahorrará tiempo. Invertir en esfuerzos de mejora de procesos año tras año ayudará a que su organización prospere.
Cómo comenzar a utilizar la mejora de procesos en su establecimiento
La mejora de procesos puede ser una excelente manera de ayudar a su establecimiento a alcanzar nuevos niveles de eficiencia y ahorro de costos. Para comenzar, pregunte a su personal sobre los procesos actuales y los cuellos de botella que experimentan.
Después de obtener información sobre cómo se realiza el trabajo actualmente, considere un software de mapeo de procesos que pueda ayudarlo a visualizar y optimizar esos procesos para que pueda identificar las ineficiencias. Una vez identificadas, priorizar las intervenciones para la racionalización.
Solicite comentarios del personal a medida que se realicen estos cambios. Esto le ayudará a medir el éxito de las actualizaciones y le permitirá documentar los resultados. Al hacer esto, tendrá una base sólida en la gestión de procesos mejorada y sistemas actualizados que se convertirán en un activo invaluable para su negocio.
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